Un documento comprende el contenido informativo y/o artístico que es el principal componente, siempre en dependencia de otro elemento que lo constituye, que es el soporte material donde se consigna las imágenes en movimiento y los sonidos, esta definición es aplicable a los documentos conformados analógicamente en soporte fílmico. En la era audiovisual el documento está mediado por la tecnología que se requiere para poder acceder a su contenido. Por lo tanto el documento audiovisual digital está determinado por una triple dimensión: el soporte físico, el contenido y la tecnología que permite la lectura, transmisión o difusión de la información.
La preservación en sentido amplio se entiende como el conjunto de medidas y pasos necesarios para garantizar el acceso permanente del patrimonio documental. La política de preservación implementada por la Fundación Patrimonio Fílmico Colombiano, es recolectar y conservar los elementos que guarden las características físicas que las obras y registros audiovisuales originalmente tuvieron. En el caso de las que están fijadas en soporte fílmico, lo que se conserva prioritariamente son los negativos originales de imagen y sonido. Las copias de proyección, en soporte fotoquímico, afectadas por el deterioro de la exhibición, ante la desaparición de los negativos originales se constituyen, en muchas ocasiones, en los únicos elementos con que se cuenta de una producción, son por lo tanto y a pesar de sus características los másteres de preservación mientras son objeto de los procesos que permitan la consecución mediante su intervención de elementos de mejor calidad fotográfica. La preservación digital de los documentos cinematográficos digitalizados y los que son originariamente digitales, se ha implementado mediante la conservación del conjunto de archivos informáticos que contienen las imágenes y sonidos, representados en código binario, almacenados en discos duros y con copias de respaldo en cinta LTO.
La duplicación del contenido de un documento a un soporte diferente es útil para el conocimiento de las obras. Sin embargo, la sola transferencia de contenido de un documento audiovisual, proveniente de soportes fílmicos o magnéticos, no debe considerarse como una estrategia de preservación, debido a que este proceso entraña una pérdida de información y además no garantiza el acceso permanente a los mismos, entre otras cosas porque la obsolescencia tecnológica determina el final de los formatos y de los soportes. La transferencia de contenidos reduce la presión sobre los originales y favorece el acceso público a los mismos. Sin embargo, esta no debe confundirse con la preservación, cuyo objeto es la conformación de un Archivo, con el mismo sentido y valor de un Museo, donde los documentos, por su procedencia y calidad de originalidad, adquieren su valor patrimonial.